Excel 转 PDF，版面由您掌控

为什么要把 Excel 转成 PDF

电子表格是工作时用的工具，而 PDF 是最终成品。无论是给客户发报价单、在发票后附上工时表、把预算交给董事会，还是向学校教务处提交成绩，您都希望对方看到的数字和您排好的一模一样，而不是一张可能被误改、误排序的网格。您也不应该指望对方装了 Excel，或者能在一个有十二个标签的工作簿里找到正确的那一个。

麻烦从来不在文件格式本身，而在页面。Excel 工作表没有天然的边界，所以一张在宽屏显示器上看起来很正常的表格，打印出来可能会铺满三页纸：最后一列孤零零地占一页，第二页上还没有表头。这款转换器正是为解决这个问题而设计的。

本页面的转换过程

1. 添加文件。支持 XLSX、XLS 和 CSV，可以一次添加多个工作簿。您添加的每个文件都会被打开，而不只是第一个。
2. 挑选工作表。清单会列出每个标签及其行数和列数。隐藏的工作表默认不勾选，所以残留的查询表不会出现在 PDF 里，除非您主动勾选；空白工作表则显示为灰色。每个已勾选的工作表旁边都会显示它将占用多少页，以及采用的缩放比例。
3. 选择缩放方式。“Fit columns to width”（列宽适配页面，推荐）会把工作表刚好缩小到所有列都排在一页的宽度内，行则按需要向下延续到多页。“Actual size”（实际大小）保持 100%，较宽的工作表会在额外的页面上继续。“Sheet on one page”（整表一页）把整个标签压缩到一页上，很适合做摘要；特别长的工作表仍会延续到更多页面，因为文字永远不会缩小到 30% 以下。
4. 设置页面。方向可以自动（较宽的工作表会自动选择横向）、纵向或横向。纸张尺寸有 A4、Letter、Legal 和 A3，页边距可选窄、普通或宽。
5. 查看预览，然后转换。预览与生成 PDF 使用的是同一套排版代码，所以您翻看到的就是最终得到的结果。

值得了解的其他设置

• 重复表头行。列标题可以在每一页顶部再次打印。设为自动时，转换器优先使用工作表的打印标题（如果有），其次是冻结的行，再次是第一行。您也可以强制重复前 1 到 5 行。
• 网格线、页码和工作表名称。三者都可以单独开启或关闭。页码在页面底部显示为“Page 3 of 8”（第 3 页，共 8 页），工作表名称位于每页顶部。
• 更多选项。把表头行加粗并加浅灰底色、让表格水平居中、遵守或忽略打印区域、包含隐藏的行和列，以及保留文件中的列宽或按内容自动调整。
• 输出。有多个工作表时，可以生成一个 PDF，也可以每个工作表各生成一个。有多个工作簿时，默认每个工作簿一个 PDF，也可以合并成一个 PDF。分开的 PDF 可以打包成一个 ZIP 一起下载。

缩放、方向、纸张尺寸、页边距、网格线、表头重复、页码、工作表名称和居中设置都会记在这个浏览器里，这样下个月的月报还能以同样的方式输出。

哪些内容会从表格中保留下来

转换器直接从工作簿读取格式，而不是靠猜。列宽和行高、合并单元格、货币、百分比和日期等数字格式、加粗、斜体和下划线、字号和颜色、单元格填充、边框（包括点线和虚线）、水平和垂直对齐以及自动换行的文字，全部都能保留。它还会尊重您在 Excel 里为打印做的准备：打印区域、打印标题、手动分页符，以及设为横向的工作表。字体、边框、冻结行和分页符从 XLSX 文件中读取；较旧的 XLS 文件会保留数值、数字格式和合并单元格，但输出为普通文字且没有单元格边框。

一些细节的表现和 Excel 打印到纸上时一样。过长的文字会溢出到旁边的空单元格里，而不是被截断。列宽不够的数字会缩小以适应单元格，而不是变成一串井号。单元格里的网址和电子邮件链接仍然可以点击。页面先向下、再向右排列，与 Excel 的顺序相同。

生成的 PDF 包含真正的文字和矢量线条，而不是一张截图。您可以在里面搜索、把数字复制出来，放大也不会模糊。当一个 PDF 包含多个工作表时，每个工作表都有自己的书签，读者可以直接跳到需要的标签。

哪些内容不会保留

在发送重要文件之前，请先了解这些限制。图表、图片、形状和批注不会被绘制：只有单元格内容和单元格格式会被转换，而只包含一张图表的工作表则完全无法转换。所有文字都用同一种简洁的无衬线字体排版，所以 Calibri、Arial 或装饰性字体都会变成这种字体，但字号和粗细保持不变，删除线会被去掉。公式不会重新计算；PDF 显示的是文件最后保存时的数值。CSV 文件不带任何格式，因此在添加 CSV 或 XLS 文件时，系统会默认为您高亮表头行。

让 Excel 转 PDF 效果整洁的小技巧

• 对于特别宽的工作表，在接受小字号之前，先试试 A3 横向。如果缩放比例会低于 30%，转换器会改为把各列分拆到额外的页面上，页面顶部的工作表名称会标明每页涵盖的列范围。
• 如果只需要输出工作表的一部分，请在 Excel 里设置打印区域，它会被自动采用。
• 在 Excel 里冻结表头行，它就会在每一页重复出现，无需额外设置。

常见问题与快速解决

“此电子表格受密码保护。”加密的工作簿无法在这里打开。请在 Excel 中依次点击“文件”、“信息”、“保护工作簿”去掉密码，或者另存一份未受保护的副本，再添加这份副本。

“无法读取此文件。”文件已损坏，或者根本不是电子表格。请用 Excel 或其他表格软件打开它，再重新另存为 XLSX。

“没有可转换的内容。”所有工作表都是空的，或者内容只有图表和图片。

在手机上处理超大工作簿。一切都在您设备的内存中进行。如果浏览器内存不足，请一次少转换几个工作表、关闭其他标签页，或者改用电脑。在生成 PDF 的过程中，您可以随时取消。

隐私：表格始终留在您手中

工资、销售数据和客户名单，正是那种不该交给陌生人的数据。在这里，没有任何东西会被发送到别处：页面只加载转换器的代码，读取、排版和生成 PDF 全部由您的浏览器在您自己的电脑或手机上完成。其他地方不存在任何副本，事后无需删除，关闭标签页就一切清空。无需账户，无需电子邮件地址，也没有水印。