Excel'i PDF'e Çevir – Sayfa Düzeni Tam İstediğiniz Gibi

İnsanlar Excel'i neden PDF'e çevirir?

Elektronik tablo bir çalışma aracıdır; PDF ise bitmiş bir belgedir. Bir müşteriye fiyat listesi gönderirken, faturaya puantaj eklerken, yönetim kuruluna bütçe sunarken ya da okul idaresine not çizelgesi teslim ederken karşı tarafın rakamları tam sizin düzenlediğiniz gibi görmesini istersiniz; yanlışlıkla düzenlenebilen veya sıralanabilen bir hücre ızgarası değil. Ayrıca karşı tarafın Excel'e sahip olmasına ya da on iki sekmeli bir çalışma kitabında doğru sekmeyi bulmasına da bağlı kalmamalısınız.

İşin zor kısmı hiçbir zaman dosya biçimi değildir. Zor olan sayfadır. Excel çalışma sayfalarının doğal bir kenarı yoktur; bu yüzden geniş bir ekranda gayet iyi görünen bir tablo üç kağıda yayılabilir, son sütun tek başına bir sayfaya düşer ve ikinci sayfada başlık satırı bulunmaz. Bu dönüştürücü tam da bu sorunu çözmek için tasarlandı.

Bu sayfada dönüştürme nasıl çalışır?

1. Dosyalarınızı ekleyin. XLSX, XLS ve CSV kabul edilir; tek seferde birden fazla çalışma kitabı ekleyebilirsiniz. Eklediğiniz her dosya açılır, yalnızca ilki değil.
2. Çalışma sayfalarını seçin. Bir onay listesi her sekmeyi satır ve sütun sayısıyla birlikte gösterir. Gizli sayfalar başta işaretsizdir; böylece unutulmuş bir arama tablosu, siz işaretlemediğiniz sürece PDF'e girmez. Boş sayfalar ise soluk görünür. İşaretlenen her sayfanın yanında kaç sayfa tutacağını ve hangi ölçekte basılacağını görürsünüz.
3. Ölçeklendirmeyi seçin. "Fit columns to width" (sütunları sayfa genişliğine sığdır; önerilen seçenek) çalışma sayfasını, tüm sütunlar tek bir sayfaya yan yana sığacak kadar küçültür; satırlar ise gerektiği kadar sayfaya aşağı doğru akar. "Actual size" (gerçek boyut) %100 ölçeği korur ve geniş tabloların ek sayfalarda devam etmesine izin verir. "Sheet on one page" (çalışma sayfası tek sayfada) bir sekmenin tamamını tek bir sayfaya sıkıştırır; özet tablolar için kullanışlıdır. Çok uzun bir çalışma sayfası yine de birden fazla sayfaya yayılır, çünkü metin hiçbir zaman %30'un altına küçültülmez.
4. Sayfayı ayarlayın. Yön otomatik (geniş tablolar için yatay seçilir), dikey veya yatay olabilir. Kağıt boyutları A4, Letter, Legal ve A3'tür; kenar boşlukları dar, normal veya geniş olarak ayarlanır.
5. Önizlemeyi kontrol edin, ardından dönüştürün. Önizleme, PDF'i yazan aynı yerleşim koduyla çizilir; yani sayfa sayfa gördüğünüz şey, elinize geçecek olan şeyin aynısıdır.

Bilmeye değer ek ayarlar

• Tekrarlanan başlık satırları. Sütun başlıkları her sayfanın üstünde yeniden yazdırılabilir. Otomatik ayarda dönüştürücü, varsa çalışma sayfasının yazdırma başlıklarını, yoksa dondurulmuş satırlarını, o da yoksa ilk satırı kullanır. İsterseniz ilk bir ila beş satırı kendiniz de zorunlu kılabilirsiniz.
• Kılavuz çizgileri, sayfa numaraları ve sayfa adları. Her biri ayrı ayrı açılıp kapatılabilir. Sayfa numaraları alt kısımda "Page 3 of 8" (Sayfa 3 / 8) biçiminde görünür, çalışma sayfasının adı ise her sayfanın üstünde yer alır.
• Diğer seçenekler. Başlık satırını açık gri zemin üzerinde kalın vurgulayın, tabloyu yatayda ortalayın, yazdırma alanını dikkate alın ya da yok sayın, gizli satır ve sütunları dahil edin, sütun genişliklerini dosyadaki gibi koruyun veya içeriğe göre sığdırın.
• Çıktı. Birden fazla çalışma sayfanız varsa tek bir PDF ya da sayfa başına bir PDF alabilirsiniz. Birden fazla çalışma kitabında varsayılan, kitap başına bir PDF'tir; hepsini birleştiren tek bir PDF de seçilebilir. Ayrı PDF'ler topluca ZIP olarak indirilebilir.

Ölçeklendirme, yön, kağıt boyutu, kenar boşlukları, kılavuz çizgileri, başlık tekrarı, sayfa numaraları, sayfa adları ve ortalama ayarları bu tarayıcıda hatırlanır; böylece aylık rapor bir sonraki ay da aynı şekilde çıkar.

Tablonuzdan neler aktarılır?

Dönüştürücü biçimlendirmeyi tahmin etmek yerine doğrudan çalışma kitabından okur. Sütun genişlikleri ve satır yükseklikleri, birleştirilmiş hücreler, para birimi, yüzde ve tarih gibi sayı biçimleri, kalın, italik ve altı çizili metin, yazı tipi boyutları ve renkleri, hücre dolguları, kenarlıklar (noktalı ve kesikli olanlar dahil), yatay ve dikey hizalama ile kaydırılan metin olduğu gibi aktarılır. Excel'de yazdırma için hazırladıklarınıza da sadık kalır: yazdırma alanı, yazdırma başlıkları, elle eklenen sayfa sonları ve yatay olarak ayarlanmış bir çalışma sayfası. Yazı tipleri, kenarlıklar, dondurulmuş satırlar ve sayfa sonları XLSX dosyalarından okunur; eski bir XLS dosyası değerlerini, sayı biçimlerini ve birleştirilmiş hücrelerini korur ancak düz metinle ve hücre kenarlığı olmadan çıkar.

Bazı ayrıntılar kağıt üzerinde Excel'in davrandığı gibi davranır. Uzun metinler kesilmek yerine yandaki boş hücrelere taşar. Sütununa sığmayan sayılar diyez işaretlerinden oluşan bir diziye dönüşmez, sığacak şekilde küçültülür. Hücrelerdeki web ve e-posta bağlantıları tıklanabilir kalır. Sayfalar önce aşağı, sonra yana doğru sıralanır; bu, Excel'in kullandığı sırayla aynıdır.

PDF, ekran görüntüsü değil gerçek metin ve vektör çizgiler içerir. İçinde arama yapabilir, rakamları kopyalayabilir ve bulanıklık olmadan yakınlaştırabilirsiniz. Tek bir PDF birden fazla çalışma sayfası içeriyorsa her sayfa kendi yer imini alır; böylece okuyucular ihtiyaç duydukları sekmeye doğrudan atlayabilir.

Neler aktarılmaz?

Önemli bir şey göndermeden önce sınırları bilin. Grafikler, resimler, şekiller ve açıklamalar çizilmez: yalnızca hücre içeriği ve hücre biçimlendirmesi dönüştürülür; içinde grafikten başka bir şey olmayan bir çalışma sayfası ise hiç dönüştürülemez. Tüm metin tek bir temiz sans-serif yazı tipiyle dizilir; dolayısıyla Calibri, Arial veya süslü bir yazı tipi aynı boyut ve kalınlıkta bu yazı tipine dönüşür, üstü çizili biçimlendirme ise atılır. Formüller yeniden hesaplanmaz; PDF, dosyada en son kaydedilen değerleri gösterir. CSV dosyaları hiçbir biçimlendirme taşımaz; bu yüzden CSV veya XLS dosyası eklendiğinde başlık satırı sizin için varsayılan olarak vurgulanır.

Düzgün bir Excel PDF sonucu için ipuçları

• Çok geniş bir çalışma sayfasında küçük yazıya razı olmadan önce A3 kağıdı yatay yönde deneyin. Ölçek %30'un altına düşecekse dönüştürücü sütunları ek sayfalara böler ve her sayfanın üstündeki çalışma sayfası adı, o sayfanın hangi sütun aralığını kapsadığını gösterir.
• Çalışma sayfasının yalnızca bir bölümü görünmeliyse Excel'de bir yazdırma alanı belirleyin. Otomatik olarak kullanılır.
• Excel'de başlık satırınızı dondurun; ek bir ayar yapmadan her sayfada tekrarlanır.

Sık karşılaşılan sorunlar ve hızlı çözümler

"This spreadsheet is password protected." (Bu tablo parola korumalı.) Şifrelenmiş çalışma kitapları burada açılamaz. Excel'de Dosya, Bilgi, Çalışma Kitabını Koru altından parolayı kaldırın ya da korumasız bir kopya kaydedin, ardından o kopyayı ekleyin.

"This file could not be read." (Bu dosya okunamadı.) Dosya hasarlı ya da aslında bir elektronik tablo değil. Dosyayı Excel'de veya başka bir tablo programında açıp XLSX olarak yeniden kaydedin.

"Nothing to convert." (Dönüştürülecek bir şey yok.) Tüm çalışma sayfaları boş ya da içerik yalnızca grafik ve görsellerden oluşuyor.

Telefonda çok büyük çalışma kitapları. Her şey cihazınızın belleğinde gerçekleşir. Tarayıcının belleği yetmezse tek seferde daha az çalışma sayfası dönüştürün, diğer sekmeleri kapatın ya da bir bilgisayar kullanın. PDF yazılırken işlemi iptal edebilirsiniz.

Gizlilik: tablo sizde kalır

Maaşlar, satış rakamları ve müşteri listeleri tam da bir yabancıya teslim etmemeniz gereken türden verilerdir. Burada hiçbir şey hiçbir yere gönderilmez: sayfa dönüştürücü kodunu yükler, okuma, yerleşim ve PDF yazma işlemlerini kendi bilgisayarınızda ya da telefonunuzda tarayıcınız yapar. Başka hiçbir yerde kopya oluşmaz, sonradan silinecek bir şey kalmaz ve sekmeyi kapatmak her şeyi ortadan kaldırır. Hesap, e-posta adresi ya da filigran söz konusu değildir.